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在电话中如何向秘书传情达意

时间：2012-04-23 07:15:28

（单词翻译:单击）

 　　到国外出差之前，一般而言都以传真和外国的当事者取得晤面的约定，很少用电话联络。但是在国内，或是自己在国外需要紧急晤面的时候，利用电话则较为方便。在本篇中所要介绍的是要求晤面的人：

　　（1）正确介绍自己的姓名，与正确获知对方姓名。
　　（2）要询问希望与谁晤面，并且把意思正确地传达给对方。
　　（3）要传达或询问约定的时间与场所。
　　如果能正确地沟通并掌握上述三点原则，那么你的商务英文电话就可以说是及格了。
　　（1）经由秘书安排约定
　　I’d like to make an appoingtment with Mr.Hammer. （我想要和Hammer先生约个见面时间）
　　原则上约定见面商谈时，应事先用传真或信函同志对方较为妥当。如果在事先未能以书面告知时，最好说清楚见面时想说的内容，如 to diascuss the contract [洽谈合同事宜]。
　　（2）经由秘书安排约定
　　Could I see Mr.Hammer sometime this week? （我们能不能在这个星期跟Hammer先生见个面？
　　sometime this week 是[这个星期随便什么时候]之意。最好配合自己的日程表说清楚有空闲的时间，如 Either on Wednesday or Thursday.（星期三或星期四都可以）。
　　（3）经由秘书安排约定
　　Would it be possible to see Mr.Hammer tomorrow? （明天能不能跟 Hammer先生见个面？） 左句含有 Does Mr.Hammer have time to meet with me tomorrow? (Hammer先生明天有时间跟我见面吗？），或 If he does have time,may I meet him tomorrow? (如果他有空，我明天能跟他见面吗？）之意。
　　（4）经由秘书安排约定
　　What time is convenient for him? （他什么时候有空呢？） 也可以说 What time is he available?（他什么时候有空？），但用 convenient 会给人比较客气的感觉。如果无法照对方的要求时间见面时，就说I’m available at three o’clock.(我三点有空）来试探一下也无妨。
　　（5）经由秘书安排约定
　　I’d like to have lunch with him tomorrow. （我想明天和他吃午饭）
　　在欧美，商业界常举行 a lunch meeting [商业午餐]。在这种聚餐中，不但容易相互沟通，也可以借此加深彼此交情，因而用餐的时间长达三小时的情形也屡见不鲜。
　　（6）直接求见本人
　　If you have time, I’d like to meet with you today. (如果您有时间，我想今天跟您见个面）
　　虽然已约好时间，可是有急事想提早见面时，就可以用这句。如果没有空闲时间就说 I’m sorry,but I’m really tied up today.（很抱歉，我今天真的没空）。
　　（7）直接求见本人
　　Could you spare me about half an hour? (能不能给我半个小时的时间？）
　　这句话是对熟人说的话。spare是[腾出（时间），分让（东西）之意。有时间的话说 Sure.,OK.等；如果没空的话说 I’m afraid I can’t.(恐怕不行）就可以了。
　　（8）直接求见本人
　　Could we get together at L.A.Restaurant? （我们能不能在洛城餐厅会面？）
　　get together是[聚会、会面]之意的较为随便的说法。说明聚会地点，如某某餐厅等时，最好指出大家共同认识（shared knowledge)的目标比较好。
　　（9）直接求见本人
　　I was wondering if we could arrange a meeting to discuss the new product. （我想，我们是不是可以安排一次会面来讨论新产品）
　　这句是经由第三者介绍而尚未谋面的人在约定晤面时使用。I was wondering if...的说法含有不太拘束形式的温和语气。还可以用Would it be possible to meet and discuss the new product?.
　　（10）直接求见本人
　　I’m calling about what we discussed the other day. （我打电话是为了前几天我们所讨论的事）
　　这句是已见过面想再继续时的说词。接到电话的人可以答称 I’ve been waiting for your call.（我一直在等您的电话里），并接着说Let’s get together. When can we meet to talk?(我们来聚一聚。什么时候可以见面？）
　　（11）询问目的
　　What would you like to talk to me about? （你要跟我谈些什么事？）
　　也可以用 Can l ask you what you want to discuss?.要见面之前，事先了解讨论的内容、前后关系、背景（context)等有助于预作交涉前的准备工作。
　　（12）表示同意
　　Sure. （好啊！）
　　简短地表达肯定的方式有 Certainly. (当然可以），Of course.(当然）等，意思都差不多。在谈话中如果常用这种简短词句会给人幼稚的感觉。应该用一些不同说法才能给人较佳印象。
　　（13）表示拒绝
　　I don’t think we have to meet on this subject. （关于这个问题，我不认为我们有见面的必要）
　　对于不认识的人或推销人员的求见电话，认为无需见面时，可以用这句话，或明确地用It’s probably not necessary to meet.(没有必要见面）来加以谢绝。
　　（14）与代理人会面
　　I’m afraid I can’t, but Mr.Brown will meet you instead. (我不能会面，但Mr.Brown会替我跟你见面）
　　句首用 I’m afraid I can’t...会给人非常客气的印象。若不小心而唐突地说出I’m too busy to meet you.,说不定会给对方带来受轻视的感觉。
　　（15）想要决定的时间与场所
　　May I arrange the time and the place, please? (能不能让我安排时间与场所？）
　　也可以 Do you mind if I set the time and location for our meeting? (我来定见面的时间和地点可以吗？）。开会的时间和地点常常影响商谈的成果，因而配合对方时间的同时，要把握主导权。
　　（16）询问适当的时间
　　When do you have free time? （您什么时候有空？）
　　这是自己有时间可以配合对方来约定见面时间的问法。也可以用 When are you available? 谈商务时，free time 指的是除去假日及下班后的时间。
　　（17）告知适当时间
　　I’m free at three o’clock today. （我今天下午3点有空）
　　此句是（3点以前不方便，但3点以后才有空）的意思。也可以用 I’m available at three o’clock.如果是[3点到4点有空]的话，就用availbale from three o ’clock until four 即可。
　　（18）提议约定日期与时间
　　Can I see you Thursday at nine? （我能不能在星期四，9点跟您见面？）
　　如果对方没有时间时，就用 How about...? 的句型来调整适当的见面时间。用I’ll be free anytime from 10:00a.m.till 3:00p.m.on Wednesday.(星期三的上午10点到下午3点我都有空）的话，可以让对方选择方便的时间。

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0 afraid NzhzfA     
adj.害怕的，恐惧的；犯愁的，不乐意的
参考例句：
  • That's what l'm afraid of.这也是我所害怕的。
  • He is afraid of losing.他畏惧失败。
0 anytime AzdzUV     
adv.任何时候，无论何时
参考例句：
  • You may come anytime.你什么时间来都可以。
  • I could come here anytime.我可以随时到这里来。
0 arrange kvxz7     
vt.安排，整理，计划，改编(乐曲)；vi.协商，计划
参考例句：
  • He began to arrange the flowers in the vase.他开始把花瓶内的花摆好。
  • We must arrange about that.这事我们得安排一下。
0 available bNgzC     
adj.可用到的，可利用的，有用的，有空的，接受探访的
参考例句：
  • My bicycle is not available,and it is being repaired.我的自行车现在不能用，因为正在修理。
  • This book is not easily available.这本书可不好买。
0 brown kSQye     
adj.褐色的，棕色的；n.褐色，棕色；（姓）布朗
参考例句：
  • Brown is the color of chocolate.棕色是巧克力的颜色。
  • I like green and brown.我喜欢绿色的和棕色。
0 busy Ms4zC     
adj.忙的；繁忙的
参考例句：
  • Are you busy tomorrow afternoon?明天下午你忙吗？
  • I am busy these days.我这些日子很忙。
0 call QTsyt     
v.喊；叫；打电话
参考例句：
  • You can call me Harry.你可以叫我哈里。
  • I'll call her back.我给她回电话。
0 calling 3xzzNq     
n.呼喊；（从事某职业或活动的）欲望；职业；邀请v.叫( call的现在分词)；通电话；认为；估计
参考例句：
  • He realized that his calling was to preach the gospel. 他体悟到宣讲福音是他的使命。
  • The commission is calling for a global ban on whaling. 委员会要求全球禁止捕鲸。
0 certainly rUDy7     
adv.当然，无疑；一定，肯定，必定
参考例句：
  • He is certainly a hero!他无疑是个英雄！
  • Some people certainly think so.有些人肯定会这么认为。
0 contract qOTzD     
n.合同，契约，婚约；v.使缩短，感染，订约
参考例句：
  • The terms of the contract are acceptable to us.我们认为这个合同的条件可以接受。
  • I'm under contract to teach here for one year.我按照聘约要在这里教一年书。
0 convenient MoVzy     
adj.便利的，方便的
参考例句：
  • I have to find a convenient location for the shelves.我得找一合适的地方放这些书架。
  • Come at any time that is convenient to you.你哪会儿方便就哪会儿来吧。
0 could lzvxe     
v.能，可能(can的过去式)；aux.v.(can的过去式)能；可以
参考例句：
  • Could I open the window?我可以打开窗子吗？
  • I could wait ten minutes.我可以等十分钟。
0 course 1zcx6     
n.课程，讲座，过程，路线，一道(菜)
参考例句：
  • The college course was then cut to three years.大学学制那时缩短到三年。
  • Of course,I don't always sleep in the afternoons.当然，我并不总是在下午睡觉。
0 discuss 9Pkzk     
v.讨论，议论
参考例句：
  • Let's discuss it another day.咱们改日再议吧！
  • College students always discuss the news.大学生经常讨论新闻。
0 discussed 22a5ee89b73a8778ad019b1fb90516e5     
v.谈论( discuss的过去式和过去分词 )；讨论；商量；论述
参考例句：
  • They discussed the problems ailing the steel industry. 他们讨论了困扰钢铁工业的问题。
  • a topic much discussed in barrooms across the country 全国各地酒吧间议论纷纷的话题
0 either pq6x9     
adj.任一，两方的；prep.任一，随便任一个；conj.或，也
参考例句：
  • I have bought two books,you can have either.我买了两本书，你要哪一本都可以。
  • I don't think either of them are at home.我想他们中任何一个都不在家。
0 free ziYxM     
adj.自由的，免费的；v.使自由；adv.随意地
参考例句：
  • I don't have much free time.我没有多少空闲时间。
  • There really is no free lunch.天下果然没有免费的午餐。
0 half LemzT     
n./adj.半，一半，半个
参考例句：
  • Half of six is three.六的一半是三。
  • Half of the students go to school early.一半的学生上学早。
0 hammer ee7x3     
n.锤，榔头v.锤击，敲打
参考例句：
  • Please pass me the hammer.请把榔头递给我。
  • Please hold this hammer for a moment.请帮我拿一会儿锤子。
0 instead c6uxQ     
adv.代替；顶替
参考例句：
  • She decided to leave here on Sunday instead of Monday.她决定星期日而不是星期一离开这里。
  • Will you go to the party instead of me?你替我赴宴好吗？
0 location R0BxC     
n.地点，位置，定位
参考例句：
  • It is a suitable location for a new school.那是建一所新学校的合适地点。
  • I have to find a convenient location for the shelves.我得找一合适的地方放这些书架。
0 lunch hAzxj     
n.中餐，午饭
参考例句：
  • I have lunch at school.我在学校吃午饭。
  • What do you eat for lunch?你中午饭吃什么？
0 meet 4C9xg     
v.相遇；集合；和…会见；接；满足；n.集会
参考例句：
  • I am very glad to meet you.我很高兴遇见你。
  • I'll meet him tomorrow.我明天去和他会面。
0 meeting MowzDB     
n.会议；集会
参考例句：
  • Will you be at the meeting?你会来开会吗？
  • We would like to hold the meeting at an early date.我们希望早日举行这次会议。
0 mind DDjxa     
n.思想，主意，心意；v.介意，照顾，留心
参考例句：
  • I've changed my mind.我一经转变主意。
  • You really don't mind?你真的不介意？
0 necessary UGJxo     
adj.必需的，必要的；n.（pl.）必需品
参考例句：
  • If necessary,give me a ring.如果需要，打个电话给我。
  • Sleep is necessary to health.睡眠对健康是必要的。
0 place V2Jz5     
n.地方；名次；地位；寓所；vt.放置；订（货）
参考例句：
  • Beijing is a good place.北京是个好地方。
  • Place the pillows at the head of the bed.把枕头放置在床头。
0 possible NP7xv     
adj.可能的
参考例句：
  • It is possible to go to the moon now.现在有可能登上月球。
  • They got the work over as quickly as possible.他们尽快地结束了工作。
0 probably QQHxF     
adv.大概，或许，很可能
参考例句：
  • Next year I shall probably be looking for a job. 明年我很可能找份工作。
  • We're going on holiday soon,probably next month.我们很快要去度假了，可能是下个月。
0 product IQExR     
n.产品，成果，乘积
参考例句：
  • The new product sells well.这新产品很畅销。
  • This is the product of his labour.这是他劳动的成果。
0 really 9TqxT     
adv.真正地，实际上，实际上；很；实，其实
参考例句：
  • I really have to go.我确实得走了。
  • He's really a paper tiger.他实际上只是一个纸老虎。
0 restaurant eCbyZ     
n.餐馆，饭店，菜馆
参考例句：
  • Let's meet in the restaurant.我们在餐厅见吧。
  • Where is a good restaurant?哪儿有好的饭店？
0 set BzwwD     
n.组合，集合，设定；一套，一副，一局比赛；v.放置，设定；(太阳)落下去
参考例句：
  • He set to with a will and soon finished it.他下定决心做这件事，很快就完成了。
  • The bus set the children down just outside the school gate.公共汽车让孩子们正好在学校门口下车。
0 sometime CwGw2     
adv.将来某一时候；改天
参考例句：
  • He came sometime last month.上个月某个时候他曾经来过。
  • It will happen sometime and somewhere.有朝一日这总会在什么地方发生的。
0 spare Srvy8     
adj.空闲的，多余的
参考例句：
  • Does the house have a spare room?这套房子有多余房间吗？
  • We have no spare beds right now.我们现在没有空闲的床位。
0 subject LtxwO     
n.科目，主题；adj.服从的，易患的
参考例句：
  • Which is your favourite subject?你最喜欢哪个科目？
  • I wanted to change the subject.我想换个话题。
0 sure wHkza     
adj.肯定的；一定会…的；有信心的，有把握的
参考例句：
  • I'm sure he wouldn't mind.我肯定他不会介意。
  • I am sure they'll succeed.我肯定他们会成功。
0 Thursday HgLzBT     
n.星期四
参考例句：
  • He'll arrive on Thursday.他将在星期四到达。
  • We have meetings every Thursday afternoon.我们每个星期四下午开会。
0 tied c8c63b3203403fbd3b968a89b66e9a79     
v.（用线、绳等）系( tie的过去式和过去分词 )
参考例句：
  • The hostages were tied up and blindfolded. 人质被捆绑起来并蒙上了眼睛。
  • He tied a scarf around his neck. 他脖子上围着围巾。
0 till dovwL     
conj.直到(...为止)；n.(账台中)放钱的抽屉；prep.直到；pron.直到...为止，直到；vt.耕种
参考例句：
  • It was not till 11 o'clock that he came back last night.昨晚直到11点他才回来。
  • You can come to my house till all hours.你多晚来我家都没关系。
0 together coQwY     
adv.一起，共同，相结合，同时地，协调地；adj.头脑清楚的，镇定的
参考例句：
  • Shall we go there together?我们一起去好吗？
  • They were driving to work together.他们一同开车去工作。
0 until cjnw3     
prep.直到...为止；conj.直到...时才...
参考例句：
  • He arrived home until midnight.他直到半夜才到家。
  • She didn't sleep until midnight.她直到半夜才睡。
0 waiting Kejznr     
n.等候；（宫廷中的）侍奉；侍女；侍奉期间adj.等待的；（尤指因迟到）让人等候；服侍的；（用于告诉某人立刻行动）你还在等什么呢v.等候( wait的现在分词 )；等待；（尤指长期地）希望；盼望
参考例句：
  • waiting in the airport lounge 在机场候机厅等候
  • I'm still waiting for confirmation of the test results. 我仍在等待考试结果的通知书。
0 was bglwv     
v.(is,am的过去式)是，在
参考例句：
  • He said he was right.他说他是正确的。
  • He was cold and hungry.他又冷又饿。
0 Wednesday rgHwb     
n.星期三
参考例句：
  • Tomorrow will be Wednesday.明天是星期三。
  • Next Wednesday is a holiday.下星期三是假日。
0 week Xg3wb     
n.星期，周
参考例句：
  • The rain lasted a week.雨持续了一周。
  • What shall we do next week?下个星期我们做什么？
0 wondering wondering     
adj.显出（或感到）惊奇，觉得奇怪，疑惑的
参考例句：
  • Jane had been wondering that selfsame thing. 简也一直在为同一件事纳闷。
  • She was wondering how to act to her superior. 她想知道怎样对待她的上司。 来自《简明英汉词典》
0 would 8fPwB     
aux.will的过去式；愿，要；常常；大概；将要，会
参考例句：
  • Why would you say that?为什么你会这么说？
  • Would you please help me?你能帮帮我吗？